Баримт бичгийг үдээсээр үдэхэд "Оёдолтой, дугаарласан х хуудас" гэдэг ганц зүйл л санаанд буудаг байх. Баримт бичгийг яаж оёх вэ? Шинээр ирсэн хүн тэр даруйдаа нягтлан бодогч эсвэл боловсон хүчний хэлтсийн буланд хаа нэгтээ овоолсон цааснууд, банкны утсаар нягт бэхлэгдсэн, идэмхий тоосоор бүрхэгдсэн байхыг төсөөлдөг.
Гэсэн хэдий ч бүх зүйл анх харахад тийм энгийн бөгөөд өнгөцхөн байдаггүй. Энэ хэцүү асуудалд алдаа гаргахгүйн тулд юу мэдэх хэрэгтэй вэ? Зургийн дагуу утастай баримт бичгийг хэрхэн яаж оёх вэ? Эдгээр асуултыг алхам алхмаар зааварчилгаанд дэлгэрэнгүй авч үзэх болно.
Яагаад хуучны үдээс хийдэг вэ?
Үйлдвэрийн аргаар бус гар аргаар, утас ашиглан бичиг баримт оёхыг шаарддаг төрийн байгууллагууд олон байдаг. Энэ бол юуны түрүүнд татварын байцаагч, архив, баримт бичгийг хүлээн авахдаа утастай бичиг баримт оёхыг хүсдэг.хувиараа бизнес эрхлэгчдийг бүртгэх, хуулийн этгээдийг бүртгэх, тендерт оролцох баримт бичиг. Баримт бичгийг хэрхэн зөв үдлэх талаар 2-р зурагт үзүүлэв. Ихэвчлэн зузаан утас, зузаан зүү хэрэглэдэг.
Ингэж уясан үнэт цаасыг алдах, хуурамчаар үйлдэх, солиход илүү хэцүү гэж үздэг. Зарим байгууллагууд яг үүнээс болж чухал баримт бичгүүдийг бэхлэх ийм "өвөө" хэлбэрийг ашигладаг. Өөр нэг маргаан байдаг - заримдаа бичиг баримтууд нь маш нууц байдаг бөгөөд менежерүүд олон нийтэд танигдахаас эсвэл өрсөлдөгчдийн нөлөөллөөс эмээж, ийм ажлыг зөвхөн итгэмжлэгдсэн хүнд даатгадаг тул тусгай пүүсүүдийн тусламжаас татгалздаг.
Чухал
Баримт бичгийг буруу оёсон нь аж ахуйн нэгжийг бүртгэх, дахин бүртгүүлэхээс татгалзах, архивт бичиг баримт хүлээн авах, тухайн байгууллагыг тендерийн уралдаанаас хасах, тухайн тохиолдолд зохицуулах байгууллагын шийдвэрт нөлөөлнө. байгууллагын аудитын тухай.
Нэгдмэл хэм хэмжээ байдаг уу?
Одоогоор баримт бичгийг нэг хээгээр утастай хэрхэн яаж оёх талаар тодорхой дүрэм байдаггүй. Зөвхөн зөвлөмж, заавар байдаг. Үндсэндээ аж ахуйн нэгжүүд 2009 оны 76 дугаар тушаалаар батлагдсан Росархивын арга зүйн боловсруулалт, ГОСТ "Албан тасалгааны ажил ба архив" -ийн шаардлага, түүнчлэн ОХУ-ын Төв банкны зааврыг ашигладаг.
Бэлтгэл үе шат
Үдээстэй байх бүх бичиг баримтыг урьдчилан харах ёстой, хэрэв харандааны тэмдэг байгаа бол тэдгээрийг арилгана уу. Чухалхуудас бүрийг сайтар бодож, бие биедээ наалдахгүй байх, стек дэх баримт бичгийн логик, зөв дарааллыг хангах. Хурц зүйл, тээглүүр, үдээс эсвэл цаасны хавчаарыг салгаж ав, учир нь тэдгээр нь холбох утсыг гэмтээж, баримтыг алдахад хүргэдэг. Хуудсуудыг баруун буланд энгийн хар харандаагаар дугаарлах шаардлагатай бөгөөд бэх, түүний дотор өнгө хэрэглэхийг хориглоно. Баримт бичгийн тексттэй хэт ойрхон дугаарлаж болохгүй, давхцах тусам. Зөвхөн хуудасны урд тал нь дугаарлагдсан байна. Үдээстэй баримт бичгийн нийт эзэлхүүн нь 250 хуудаснаас хэтрэхгүй, хавтасласан болон дугаарласан баримт бичгийн өндөр нь 4 сантиметрээс хэтрэхгүй байх ёстой. Баримт бичгийг утастай хэрхэн яаж оёх жишээг зураг дээр үзүүлэв.
Бэлтгэлийн дараагийн үе шат бол багаж хэрэгслийг сонгох явдал юм. Баримт бичгийг утастай зөв оёхын тулд танд хэрэгтэй болно: зурган дээрх шиг нум, тусгай утас, картон бүрээс. Зарим тохиолдолд цоолборыг ашигладаг. Баримт бичгийг хэрхэн, юугаар оёхыг мэргэжилтэн бүр өөрөө шийддэг. Хатуу утас эсвэл банкны утас хэрэглэх нь хамгийн тохиромжтой, зарим тохиолдолд ноосон утас эсвэл хоншоорыг ашигладаг. Ихэнхдээ тэд гоёл чимэглэлийн функцийг гүйцэтгэдэг. Ихэвчлэн ноцтой тайлангууд илүү хатуу хэв маягийг ашигладаг. Бараа материалын материал болон маягтыг өөрөө бэлтгэ.
Зарим нарийн зүйлс
- Том форматтай хуудас, жишээлбэл, A3 эсвэл A2 нь дугаарлагдсан байх ёстой. Үүнийг хийхийн тулд ерөнхий дүрмийн дагуу бүрэн өргөжүүлж, дугаарласан. Дараа нь нугалж, болгоомжтой наасанбулан.
- Заавал захидал бичих шаардлагатай бол түүнийг нээж, эхлээд дугтуйг өөрөө, дараа нь захидлын хуудсыг ээлжлэн дугаарлана.
- Баримт бичгийн хавтас дугаарлагдаагүй. Мөн хавтасгүй тохиолдолд гарчгийн хуудсыг дугаарлахгүй. Гэсэн хэдий ч, хоёр дахь хуудас аль хэдийн "2" гэсэн тоогоор дугаарлагдсан байна.
- Хуудасны тоо 250-аас дээш байвал тэдгээрийг ботид хуваана. Шүүхэд ийм практик түгээмэл байдаг. Боть бүрийг тусад нь дугаарласан байх ёстой.
- Баруун дээд талд хуудасны дугаарыг зааж өгөх боломжгүй эсвэл хуудсыг бүхэлд нь эзэлсэн бол баримтыг хэрхэн үдээслэх вэ? Энэ нь ихэвчлэн зургийг дугаарлах үед тохиолддог бөгөөд энэ тохиолдолд араас дугаарлахыг зөвшөөрдөг.
- Алдаатай дугаарласан тохиолдолд дугаарыг зурж болно. Гэхдээ засварыг гарын үсгээр баталгаажуулах ёстой.
- Хэрэв хоёроос илүүгүй хуудсыг алгассан бол алгассан хуудсанд үсгийн тэмдэглэгээг ашиглахыг зөвшөөрнө. Үндсэн баримт бичгийн тоон дугаарлалт өөрчлөгддөггүй, харин хуудасны тоо нэмэгддэг. Энэ тохиолдолд бичиг баримт хүлээн авах хүнд энэ талаар анхааруулах шаардлагатай.
- Хэрэв дугаарласан эсвэл дугаарласан баримт бичгийг дугаарлах шаардлагатай бол дахин дугаарлана.
- Хэрэв баримт бичигт байгаа хуудсыг салгах боломжгүй эсвэл хооронд нь наасан бол тэдгээрийг нэг хуудас болгон дугаарлана. Жишээлбэл, баримт бичигт чек, гэрэл зураг эсвэл сонины хайчилбар наасан байвал энэ нь тохиолддог. Гэхдээ үүнтэй зэрэгцэн тооллого гаргах шаардлагатай бөгөөд "Тэмдэглэл" баганад эсвэл гэрчилгээний бичээс дээр аль баримт бичгийг наасан, аль хуудсан дээр, юу агуулсан болохыг тодруулах шаардлагатай.
Ямар бичиг баримтыг утсаар оёдог вэ? Юуны өмнө үүсгэн байгуулах болон үүсгэн байгуулах баримт бичиг. Тэдгээр нь ихэвчлэн жижиг эзэлхүүнтэй байдаг, тэдгээрийг цоолжоор цоолоход хялбар, оёх нь хялбар байдаг. Оёдол хийх хэд хэдэн технологи байдаг, та хоёр цоорхой, гурав, тав хийж болно. Гурван цооног бол хамгийн түгээмэл сонголт юм. Зарим баримт бичиг бусдаас бага байвал таван цооног хэрэгтэй болно, таван нүхний холболт нь тэдгээрийг илүү сайн засахад тусална. Баримт бичиг нь өндөр үнэ цэнэтэй тохиолдолд таван цооног үдээсийг ашигладаг бөгөөд энэ нь тэдгээрийг орлуулах эрсдлийг бууруулна.
Баримт бичгийг утастай хэрхэн зөв оёх вэ: алхам алхмаар зааварчилгаа
- Хуудаснуудыг давхарлаж, ирмэгийг тэгшлээрэй.
- Хуудасны дарааллыг шалгана уу.
- Хуудасны зүүн талын төв хэсэгт ирээдүйд цоорсон газруудыг харандаагаар тэгш хэмтэй тэмдэглэнэ. Үүнийг нэг хуудсан дээр болон бүх хуудсан дээр хийж болно.
- Текстээс дор хаяж 1.5 сантиметр хазайх шаардлагатай.
- Тэмдэглэгээ нь яг босоо байх ёстой, бие биенээсээ гурван см хүртэлх зайд байхыг зөвшөөрнө.
Баримт бичиг хангалттай том бол тонгорогоор цоолох нь илүү тохиромжтой. Ихэвчлэн дээд нүхнээс эхэлдэг.
Зураг дээрх шиг үйлдвэрийн тагийг ашиглах боломжгүй бол хуудас гэмтэхгүйн тулд эхний болон сүүлчийн хуудсыг нимгэн картон туузаар нааж болно. Утасны уртыг ихэвчлэн 50-80 см-ийн хооронд зөв сонгох нь чухал.
Утастай сонгодог оёдол - гурван нүхтэй
Баримт бичгийг хэрхэн яаж оёх хувилбарт дүн шинжилгээ хийцгээегурван нүхэнд алхам алхмаар. Энэ бол архивт бичиг баримт бүрдүүлэх эсвэл баталгаажуулах сонгодог бөгөөд хамгийн түгээмэл сонголт юм. Энэ тохиолдолд утастай баримт бичгийг хэрхэн зөв оёхыг зурган дээрээс илүү сайн харж болно.
Зүү, утсыг баримт бичгийн овоолгын доор буулгаж, хоёр дахь нүхээр гаргаж ир. Бид 7-8 см урт жижиг "сүүл" -ийг мартаж болохгүй, энэ нь хэрэг болох болно. Урд талд нь бид зүүг дээд нүх рүү чиглүүлж, зүүг хамгийн доод нүх рүү буцаана №3. Дараа нь зүү нь төв нүх рүү "шумбаж", үр дүнд нь хоёр утас нь доор үлддэг. Одоо тэдгээрийг зангидаж болно.
Цаашилбал, баримт бичгийг баталгаажуулсан байх ёстой, хуудас цаас нааж, дээр нь хариуцлагатай хүний тамга, гарын үсэг зурсан байна. Баримт бичгийг хэрхэн зөв оёж, зангилаа утсаар бэхлэхийг та зурган дээрээс харж болно.
Үүнээс гадна сүүлийн хуудасны ар талд бараа материал наасан байна. Бичээсийг гараар хийх эсвэл зураг дээрх шиг бэлэн загваруудыг ашиглаж болно.
Баримт бичгийг дөрвөн нүхэнд хэрхэн үдэх вэ?
Дөрвөн цооног цоолох технологи нь бараг адилхан. Цорын ганц ялгаа нь баримт бичгийг дээрээс доош нь оёдог. Энэ нь оёдлын савлагаа шиг харагдаж байна. Зөвхөн энэ тохиолдолд урвуу дарааллаар, эхлээд дээрээс доош, дараа нь доороос дээш давтагдана. Ийнхүү зангиа нь аварга оёдлын машин дээр оёсон мэт цоорхойгүй нэгэн төрлийн байна.
Онцгой тохиолдлууд
Заримдаа бичиг баримтыг босоо тэнхлэгт бус, буланд холбохыг зөвшөөрдөг. ATЭдгээр нь голчлон санхүүгийн тайлагналын баримт бичиг бөгөөд баруун талд бэлэн мөнгөний соронзон хальс, чекийг бэхлэх явдал юм. Ийм баримт бичгийг буланд оёдог. Баримт бичгийн стандарт угсралтын үе шатууд нь зөвхөн буланд цоорсон нүхнүүдтэй ижил байна. Ихэвчлэн хоёр байдаг. Хуудсыг яг буланд наасан байна. Цаашилбал, процедур нь ижил төстэй - энэ нь баталгаажсан, тамга дарагдсан байна.
Дүгнэлт
Баримт бичгийг бэлтгэх, үдээс хийх явцад бүх төрлийн давагдашгүй хүчин зүйлээс зайлсхийхийн тулд баримт бичгийг хэрхэн үдэх талаар урьдчилан бодох нь чухал юм. Жишээлбэл, заримдаа та аль хэдийн хавтас, архивлагдсан баримтын хуулбарыг хийх хэрэгтэй болдог. Ийм мөчүүдийн талаар урьдчилан санаа зовох нь зүйтэй. Ихэвчлэн хүний нөөцийн эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн мэргэжилтнүүд аль баримт бичгийг эхлээд хувилагчаар ажиллуулах ёстойг урьдчилан таамаглаж болно. Энэ нь ажлыг ихээхэн хөнгөвчилж, цагийг хэмнэдэг.
